Tapahtuman järjestäjän muistilista

1. Tapahtuman suunnittelu
- Päätetään kuka vastaa ohjelman suunnittelusta
- Päätetään kuka vastaa käytännön järjestelyistä
- Sovitaan muusta työnjaosta työryhmän kesken
- Päätetään järjestelyiden aikataulusta

2. Budjetti
Arvioidut tuotot:
- Lipputulot
- Avustukset
Arvioidut kulut:
- Tilavuokrat
- Ruokailut
- Matkakulut
- Materiaalikulut
- Luentopalkkiot - kulukorvaukset

3. Tilat
- Sopivan kokoiset, sopiva sijainti
- Esteettömyys
- Inva WC
- Avustajapalvelut
- Tilavaraus tehtävä mahdollisimman varhaisessa vaiheessa
- Huomioitava tilojen soveltuvuus, esim. auditorio - ryhmätyötilat
- Tarvittavat av-välineet, esim. datatykki, äänentoisto jne.
- Selvitettävä tarvitaanko paikalle vahtimestaria tms.
- Tarkka osoite selvitettävä ilmoittelua varten

4. Ohjelma ja aikataulu
- Ohjelman suunnittelussa on muistettava kohderyhmä
- Tilaisuuden alkamis- ja päättymisajankohtien on oltava osallistujien kannalta mahdollisimman järkevät (esim. juna-aikataulut)
- Esiintyjille - puhujille - keskustelulle varattava riittävästi aikaa
- Ruokailuille varattava riittävästi aikaa
- Ennakkoilmoittelun vuoksi ohjelman on oltava valmiina hyvissä ajon

5. Kouluttajat, luennoitsijat, esiintyjät
- On kerrottava selvästi kenelle tilaisuus on tarkoitettu, mitä aiheita tilaisuudessa toivotaan käsiteltävän ja keitä muita samassa tilaisuudessa esiintyy
- On selvitettävä tilaisuuden ajankohta ja käytettävissä oleva aika sekä otettava huomioon esiintyjän omat aikataulutoivomukset
- Mahdollisista kulukorvauksista ja luentopalkkioista on sovittava heti aluksi
- On selvitettävä, tarvitaanko apuvälineitä, esim. datatykkiä tai ryhmätyötiloja tms.
- On selvitettävä pitääkö luennoitsijalle monistaa etukäteen materiaaleja osallistujille jaettavaksi

6. Ilmoittelu ja kutsut
- Kohderyhmästä riippuen, julisteet, Internet, sähköposti, kirje, muut tiedotteet, flyerit jne.
- Kutsun oltava innostava ja selkeä: mitä, missä, milloin ja miksi (tarvittaessa kartta mukaan)
- Selkeät ohjeet siitä, miten tapahtumaan tulee ilmoittautua
- Selkeä ohjeet mahdollisista maksuista ja kulukorvauksista
- Tarvittaessa kysyttävä osallistujien allergiat ja ruokavaliot
- Kutsut tiedoksi myös esiintyjille - luennoitsijoille

7. Ruokailut
- Mitä ja milloin tarjoillaan: aamupala, lounas, kahvit
- Ruokailupaikan tulee olla mahdollisimman lähellä koulutuspaikkaa
- Kustannussyistä kannattaa käyttää opiskelijaruokaloita
- Alustava tilaus oletetun osallistujamäärän mukaan
- Maksutavasta sovittava etukäteen: laskutus - luottokortti - käteinen
- Sovittava käytännön järjestelyistä jos tarjoilu tilataan - noudetaan paikan päälle
- Lopullista tilausta tehtäessä ilmoitettava osallistujamäärä ja ruoka-aineallergiat sekä erityisruokavaliot

8. Koulutuskansiot ja muu materiaali
- Ohjelma
- Osallistujaluettelo
- Luentomateriaalit
- Palautelomake
- Tarvittaessa matkalaskulomake
- Muu materiaali mahdollisuuksien mukaan: paperia, kyniä, esitteitä, oheismateriaalia jne.